Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Bedrijfscontracten.nl biedt online software waarmee organisaties hun contracten, leveranciers en opzegtermijnen beheren. Dit privacybeleid legt uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens van bezoekers van de website, van klanten en van hun gebruikers.

Voor de gegevens in dit beleid zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Je bereikt ons via info@bedrijfscontracten.nl.

2. Klantgegevens in de app

Wat klanten zelf in de app zetten, zoals contracten, bijlagen, leveranciers en contactpersonen, verwerken wij namens die klant. Voor die gegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.

Staan jouw gegevens in de omgeving van een van onze klanten, bijvoorbeeld als contactpersoon van een leverancier, en wil je ze inzien of laten verwijderen? Neem dan contact op met die organisatie. Wij helpen hen daar waar nodig bij.

3. Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, organisatienaam, rol en eventueel een profielfoto. Je wachtwoord slaan we alleen versleuteld (gehasht) op.
• Inloggen met Google: kies je daarvoor, dan ontvangen we van Google je naam, e-mailadres en profielfoto. Je Google-wachtwoord krijgen we niet.
• Tweestapsverificatie: zet je die aan, dan bewaren we een geheime sleutel om je codes te controleren.
• Factuurgegevens: organisatienaam, adres, postcode, plaats, land en btw-nummer, en welk pakket je afneemt. Je betaalgegevens, zoals je kaart- of rekeningnummer, komen bij Stripe terecht en niet bij ons.
• Gebruiksgegevens: wie wanneer een contract heeft aangemaakt of gewijzigd (de activiteitenlog), meldingen en taken. Onze hostingprovider legt daarnaast technische loggegevens vast, zoals IP-adres en browsertype, om storingen en misbruik op te sporen.
• Contact en support: de berichten die je ons stuurt per e-mail of via een supportticket in de app, met je naam en e-mailadres.
• Uitnodigingen: het e-mailadres van collega's die je uitnodigt, zodat we ze een uitnodiging kunnen sturen.
• Affiliates: doe je mee aan ons affiliateprogramma, dan bewaren we je naam, e-mailadres, je verwijzingscode en de aanmeldingen die via jou binnenkomen.

4. Waarvoor en op welke grondslag

We gebruiken persoonsgegevens alleen voor deze doelen:

We gebruiken je gegevens niet voor profilering of geautomatiseerde besluiten. We verkopen geen gegevens en gebruiken klantgegevens niet om reclame te maken.

5. Automatisch uitlezen van pdf's

Upload je een contract als pdf, dan leest de app de tekst op onze eigen server uit om gegevens zoals datums en bedragen als voorstel in te vullen. Daarvoor sturen we het document niet naar een externe AI-dienst. Het bestand wordt afgeschermd opgeslagen en is alleen zichtbaar voor gebruikers van jouw organisatie.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

• Accountgegevens: zolang je account bestaat. Na een verzoek om verwijdering wissen we ze binnen 30 dagen.
• Contracten in de prullenbak: 30 dagen, daarna worden ze met bijlagen definitief verwijderd.
• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Supportberichten: zolang je account bestaat, zodat we eerdere vragen kunnen terugzien.
• Uitnodigingen en wachtwoordlinks: tot ze gebruikt zijn of verlopen.
• Technische logbestanden: kort, maximaal 90 dagen.

7. Met wie we gegevens delen

We werken met een klein aantal vaste dienstverleners. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht en we hebben met hen afspraken over beveiliging en geheimhouding.

Daarnaast delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op last van een rechter of toezichthouder.

8. Cookies en lokale opslag

We gebruiken geen tracking-, analyse- of advertentiecookies. We plaatsen alleen:

• Sessiecookie (noodzakelijk): houdt je ingelogd en beveiligt formulieren. Verloopt na uitloggen of uiterlijk na 30 dagen.
• Verwijzingscookie (functioneel): kom je via een affiliatelink, dan onthouden we die code 30 dagen, zodat de verwijzing bij registratie goed wordt toegekend.
• Keuze cookiemelding: in de lokale opslag van je browser onthouden we dat je de melding hebt gezien, zodat die niet steeds terugkomt.

Je kunt cookies verwijderen via de instellingen van je browser. Zonder sessiecookie kun je niet inloggen.

9. Beveiliging

We beveiligen gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (https) op de hele website en app;
• wachtwoorden alleen gehasht opgeslagen en de mogelijkheid van tweestapsverificatie;
• strikte scheiding tussen organisaties, zodat je alleen gegevens van je eigen organisatie ziet;
• rollen per gebruiker (admin of viewer) en een activiteitenlog per contract;
• bijlagen in afgeschermde opslag, alleen bereikbaar na inloggen;
• back-ups van de database bij onze databaseprovider.

Ontdek je een beveiligingsprobleem? Meld het dan via info@bedrijfscontracten.nl.

10. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je deze rechten:

• Inzage: opvragen welke gegevens we van je hebben.
• Correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen. Veel kun je zelf wijzigen op je profielpagina.
• Verwijdering: je gegevens laten wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: de verwerking tijdelijk laten stoppen, bijvoorbeeld terwijl we een correctieverzoek beoordelen.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid: je gegevens ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Contracten kun je zelf exporteren in de app.

Stuur je verzoek naar info@bedrijfscontracten.nl. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we vragen of je bevestigt dat het verzoek van jou komt, bijvoorbeeld door te mailen vanaf het e-mailadres van je account.

11. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. We lossen het graag samen op. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

We passen dit privacybeleid aan als onze dienst of de wet verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen sturen we klanten vooraf een e-mail.