Verwerkersovereenkomst

1. Partijen

Deze Verwerkersovereenkomst (hierna: "VOK") wordt gesloten tussen:

• Verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie die gebruik maakt van Bedrijfscontracten (hierna: "Klant");
• Verwerker: [Bedrijfsnaam], gevestigd te [Vestigingsplaats], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer] (hierna: "Bedrijfscontracten").

Door te registreren op het platform Bedrijfscontracten accepteert de Klant namens zijn of haar organisatie de voorwaarden van deze VOK.

2. Doeleinden van de verwerking

Bedrijfscontracten verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren van de contractbeheerdienst aan de Klant. De verwerking omvat:

• Opslaan en beheren van contractdocumenten en bijbehorende metadata;
• Verzenden van herinneringen en notificaties aan gebruikers van de Klant;
• Tonen van contractgegevens in het dashboard van de Klant;
• Technisch beheer en onderhoud van het platform.

3. Aard van de verwerking en categorieën persoonsgegevens

Bedrijfscontracten verwerkt in het kader van de dienstverlening de volgende (mogelijke) categorieën persoonsgegevens:

• Naam en e-mailadres van gebruikers (medewerkers van de Klant);
• Naam en contactgegevens van leveranciers of contractpartijen (indien opgenomen in contracten);
• Inhoud van contractdocumenten die door de Klant worden geüpload.

De Klant is zelf verantwoordelijk voor de inhoud van geüploade bestanden en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen persoonsgegevens.

4. Verplichtingen van Bedrijfscontracten als verwerker

Bedrijfscontracten verbindt zich ertoe:

• Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant;
• Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden te gebruiken;
• Passende technische en organisatorische maatregelen te treffen ter beveiliging van de gegevens (o.a. versleutelde opslag, toegangsbeveiliging, HTTPS);
• Medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens te binden aan een geheimhoudingsplicht;
• De Klant onverwijld te informeren bij een inbreuk op de beveiliging (datalek) die betrekking heeft op de verwerkte persoonsgegevens;
• Op verzoek van de Klant medewerking te verlenen aan het uitoefenen van rechten door betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering).

5. Sub-verwerkers

Bedrijfscontracten maakt gebruik van onderstaande sub-verwerkers voor de uitvoering van de dienst. De Klant verleent hiervoor bij voorbaat toestemming:

Bedrijfscontracten informeert de Klant over wijzigingen in de lijst van sub-verwerkers. De Klant heeft het recht hiertegen bezwaar te maken.

6. Doorgifte buiten de EER

Doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) vindt uitsluitend plaats op basis van passende waarborgen, zoals Standard Contractual Clauses (SCCs) zoals vastgesteld door de Europese Commissie.

7. Beveiliging

Bedrijfscontracten neemt onder meer de volgende technische en organisatorische maatregelen:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS);
• Versleutelde opslag van bestanden;
• Toegangscontrole op basis van rollen (ADMIN / VIEWER);
• Reguliere back-ups van databasegegevens;
• Beperkte toegang voor medewerkers van Bedrijfscontracten tot productiedata.

8. Duur en beëindiging

Deze VOK is van kracht zolang Bedrijfscontracten persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de Klant. Bij beëindiging van de overeenkomst verwijdert Bedrijfscontracten alle persoonsgegevens van de Klant binnen 30 dagen, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.

9. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Bedrijfscontracten als verwerker is beperkt conform de Algemene Voorwaarden van Bedrijfscontracten. Bedrijfscontracten is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onrechtmatige verwerking door de Klant (als verwerkingsverantwoordelijke).

10. Contact

Voor vragen over deze VOK of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via: privacy@contractbeheer.nl.